Ohjeita apurahan saajalle

Tälle sivulle on koottu Suomalaisen Tiedeakatemian rahastojen ja säätiöiden apurahan käyttämiseen liittyviä ohjeita. Ohjeet koskevat kaikkia Suomalaisen Tiedeakatemian rahastoista ja säätiöistä myönnettyjä apurahoja. Ohjeet lähetetään saajille myös päätöksen yhteydessä.

Otamme mielellämme vastaan tietoa projektien etenemisestä, mielenkiintoisista tuloksista ja tapahtumista.

Apurahan vastaanottaminen

Apuraha otetaan vastaan apurahapäätöksen mukana tulleella lomakkeella.

Jos apurahansaaja ei voi ottaa vastaan myönnettyä apurahaa, tulee asiasta olla mahdollisimman pikaisesti yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon. Myös muualta saaduista apurahoista tulee välittömästi ilmoittaa Tiedeakatemialle.

Saajien nimet ovat nähtävillä Tiedeakatemian verkkosivuilla apurahojen julkistamisen jälkeen.

Apurahan maksaminen ja maksuaikataulun muutokset

Väisälän ja Jutikkalan rahastojen tapauksessa apurahan maksatus on aloitettava sen vuoden aikana, jolle apuraha on myönnetty. Esimerkiksi vuodelle 2023 myönnetyn apurahan käyttö on aloitettava vuoden 2023 aikana. Apuraha on nostettavissa aikaisintaan tammikuusta 2023 lähtien. Apuraha pyydetään maksatukseen maksupyyntölomakkeella, joka tulee palauttaa täytettynä Suomalaiseen Tiedeakatemiaan vähintään kuusi viikkoa ennen toivottua ensimmäistä maksupäivää. Täytetystä maksupyyntölomakkeesta kannattaa ottaa kopio myös itselle.

Öhmannin ja Brusiinin Säätiöiden apurahan maksatus voidaan aloittaa aikaisintaan heti apurahojen julkistamisen jälkeen. Apurahan käytön on alettava viimeistään myöntöä seuraavan vuoden aikana.

Maksupäivät ovat aina kuun 15. päivä tai sitä edeltävä viimeinen arkipäivä. Apuraha lähtee maksuun viimeistään maksupäivänä. Huomioithan, että kesälomakauden vuoksi heinäkuussa ei ole maksupäivää. Eri myöntäjillä on toisistaan poikkeavat maksupäivät.

Työskentelyapurahan maksatuksen tulee jakautua kaikille apurahakauden maksupäiville mahdollisimman tasaisesti. Apurahat maksetaan tasasummina, vähintään sadan euron tarkkuudella.

Maksuaikataulua on mahdollista muuttaa lomakkeen palauttamisen jälkeen. Pyydämme olemaan kaikissa muutostapauksissa yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon.

Apurahakausi

Apurahakauden kesto (työskentelyaika) on mainittu lähetetyn apurahapäätöksen yhteydessä. Apurahakauden tulee alkaa siitä kuukaudesta, jolloin maksatus aloitetaan, ellei toisin sovita. Pyydämme olemaan yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon, jos haluat apurahakautesi alkavan muulloin kuin maksatuskuukauden alussa. Koska apurahoja ei makseta joka kuukausi, apurahakauden ja maksukauden ei tarvitse olla samoja. Työskentelyaikaa tiedustellaan myös maksupyyntölomakkeessa.

Apurahakauden on jatkuttava yhtäjaksoisesti. Mahdollista jaksottamista on anottava erikseen Suomalaiselta Tiedeakatemialta.

Apurahan käyttö, muutokset ja peruuttaminen

Apuraha on käytettävä hakemuksessa esitettyyn tarkoitukseen tutkimussuunnitelman mukaisesti. Mahdollista apurahan käyttötarkoituksen muutosta on anottava kirjallisesti. Esimerkiksi matka-apurahan kohteen muuttuessa asiasta tulee olla yhteydessä Tiedeakatemiaan. Anomus on vapaamuotoinen.

Tohtoriopintoapurahan saaja on sitoutunut olemaan kyseisen ajan vapaana muusta ansiotyöstä. Palkkaa tai toista työskentelyapurahaa ei voi lähtökohtaisesti nostaa samanaikaisesti. Erillisestä pyynnöstä myönnetään kuitenkin mahdollisuus antaa opetusta, maksimissaan neljä tuntia viikossa. Kaikissa työskentelyyn liittyvissä asioissa tulee olla yhteydessä Tiedeakatemian toimistoon.

Matka-apurahojen sekä tutkimuskuluihin myönnettyjen apurahojen kulujen tulee sijoittua apurahakauteen, ellei muusta ole sovittu. Apurahoihin ei voi sisällyttää päivärahoja. Sen sijaan apuraha voi sisältää rahoitusta lisääntyneisiin elinkustannuksiin. Lisääntyneet elinkustannukset tulee kuitenkin perustella ja ne tulee selvittää apurahaselvityksessä.

Apuraha lyhytaikaiseen tutkimusvierailuun voi kattaa esimerkiksi matkakulut, asumiskulut ym. matkasta syntyvät kulut. Lyhytkestoisissa vierailuissa maksetaan matkat apurahaansaajalta ja mukana mahdollisesti kulkevilta alaikäisiltä lapsilta. Päivärahaa ei makseta, mutta lisääntyneitä elinkustannuksia voidaan korvata.

Jos apurahaa ei ole käytetty ohjeiden mukaisesti, vielä maksamaton apuraha voidaan perua ja jo maksettu apuraha periä takaisin.

Kaikissa apurahan käyttötarkoituksen muutoksissa tulee olla yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon muutoksen hyväksymiseksi.

Yliopistokorvaus

Tiedeakatemia ei ole enää vuodesta 2022 alkaen myöntänyt yliopistokorvauksia.

Vuonna 2021 ja sitä aiemmin myönnettyjen tohtoriopintoapurahojen yhteydessä myönnettiin yliopistokorvaus. Tiedeakatemia maksaa jo myönnetyt yliopistokorvaukset suoraan yliopistoille. Apurahansaaja sopii yliopistolta vaadittavista tutkimusedellytyksistä suoraan yliopiston kanssa.

Yliopistokorvaukset maksetaan yliopistolle sen vuoden lopulla, jolloin saajan apurahakausi päättyy. Tiedeakatemialla on jokaisessa yliopistossa yhteyshenkilö, jolle tiedot kunakin vuonna maksettavista yliopistokorvauksista lähetetään keskitetysti. Lisätietoa Suomalaisen Tiedeakatemian toimistosta (nina.rapelo@acadsci.fi / 050 4620 889).

Lakisääteinen MYEL-vakuutus

Maatalousyrittäjien eläkelaitos (Mela) hoitaa apurahansaajien sosiaaliturvaa eläke-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusturvan osalta (MYEL-vakuutus). Apurahansaaja on lain mukaan vakuutusvelvollinen. Vakuutuksen ottaminen on pakollista, kun vakuutusvelvollisuuden ehdot täyttyvät. Laki ei koske kuluihin myönnettyä apurahaa, esimerkiksi matka-apurahaa. Tarkista ajankohtaiset ehdot ja lue lisää MYEL-vakuutuksesta Melan verkkosivuilta.

Vastuu MYEL-vakuutuksen ottamisesta ja vakuutusmaksujen maksamisesta on apurahansaajalla. Apurahansaaja sopii Melan kanssa vakuuttamisesta sekä hoitaa itse kaikki siihen kuuluvat maksut.

Melan ohjeistuksen mukaan myös niiden ulkomailla työskentelevien apurahansaajien, jotka eivät kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin, tulee olla yhteydessä Melaan. Suomalainen Tiedeakatemia on velvoitettu ilmoittamaan Melaan kaikista edellä mainitut lakisääteiset ehdot täyttävistä apurahoista. Jos saaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin, tulee Melalta hakea päätöstä vakuuttamatta jättämisestä. Tiedeakatemia ei ole oikeutettu tekemään viranomaisten puolesta ratkaisua siitä, kuuluuko apurahansaaja vakuutusturvan piiriin.

Lakisääteiset vakuutusmaksut ovat noin 15 % työskentelyapurahan määrästä. MYEL-maksu on verovähennyskelpoinen. Työskentelyapuraha voi sisältää myös kuluja, joista on mahdollista tehdä vähennyksiä MYEL-maksusta sovittaessa.

Kaikkien vakuutusvelvollisten apurahansaajien tulee toimittaa Suomalaiselle Tiedeakatemialle todistus vakuutuksen ottamisesta neljän kuukauden kuluessa työskentelyn alkamisesta. Todistus voi olla esimerkiksi kopio päätöksestä, ja sen voi toimittaa sähköpostitse osoitteeseen nina.rapelo@acadsci.fi. Mikäli apurahansaaja ei ota MYEL-vakuutusta vakuutusehtojen täyttyessä, Suomalainen Tiedeakatemia voi periä apurahansaajalta takaisin maksamattoman MYEL-maksun osuuden apurahasta.

Vakuutus tulee ottaa sille ajalle, jolle apuraha on myönnetty. Vakuutusta on haettava kolmen kuukauden kuluessa työskentelyn alkamisesta. Vakuutusturva voi alkaa aikaisintaan apurahan myöntöpäivästä.

Suomalainen Tiedeakatemia ilmoittaa Melalle ne työskentelyapurahat, joiden kesto on vähintään neljä kuukautta ja jotka ylittävät vakuuttamisen vähimmäisrajan. Ilmoitus lähtee ensimmäisen maksuerän yhteydessä.

Verotus

Tieteellisen tutkimukseen tai taiteelliseen työskentelyyn myönnetyt apurahat ovat verovapaita valtion vuotuista taiteilija-apurahaa vastaavaan euromäärään saakka. Apurahansaajan tulee ilmoittaa apuraha veroilmoituksessa, ja vero maksetaan verovapaan apurahan ylittävältä osalta. Muiden kulujen, kuten eläkevakuutusmaksujen, ammattikirjallisuuden ja matkakulujen vähennyskelpoisuutta voi tiedustella verottajalta.

Suomalainen Tiedeakatemia lähettää verottajalle vuosittain tammikuussa tiedot edellisen vuoden aikana maksetuista apurahoista. Myöntäjän on ilmoitettava apurahasta, jos samalle henkilölle maksettu suoritus on vähintään 1.000 euroa vuodessa. Apurahat myönnetään aina henkilökohtaisina ja ilmoitetaan hakijan verotukseen. Verottajan ohjeistuksen mukaan apurahojen katsotaan olevan sen verovuoden tuloa, jolloin ne maksetaan.

Työskentelyapurahan saaja on velvollinen maksamaan sairausvakuutuksen päiväraha- ja sairaanhoitomaksut. Näiden maksujen osuus on noin 2 % työtulosta. Lisäksi työskentelyapurahasta voi määräytyä Yle-vero; Yle-veron suuruus riippuu kalenterivuonna ansaittujen tulojen määrästä. Molemmat maksut peritään jälkikäteen verotuksessa.

On huomattava, että verotusta koskevat säädökset voivat muuttua ja niiden tulkinta jossain määrin vaihdella. Suomalainen Tiedeakatemia ei ota vastuuta näiden tietojen oikeellisuudesta eikä anna tarkempia neuvoja verotuksesta. Apurahansaajan tulee pyytää ohjeita suoraan verottajalta.

Verottaja kysyy veroilmoituksessaan tietoa siitä, onko myöntäjä julkisyhteisö ja mikä on myöntäjän y-tunnus. Suomalainen Tiedeakatemia ja sen rahastot ja säätiöt eivät ole julkisyhteisöjä. Y-tunnukset ovat seuraavat:

Suomalainen Tiedeakatemia 0222799-7
Vilho, Yrjö ja Kalle Väisälän rahasto 0222799-7
Eino Jutikkalan rahasto 0222799-7
Emil Öhmannin Säätiö 1572996-1
Hilkka ja Otto Brusiinin Säätiö 1020429-3

Myöntäjän mainitseminen julkaisussa tai vastaavassa

Suomalainen Tiedeakatemia toivoo, että apurahan myöntänyttä rahastoa tai säätiötä kiitettäisiin apurahasta tieteellisessä opinnäytetyössä, julkaisussa tai muussa vastaavassa yhteydessä. Tiedeakatemialta voi tarvittaessa pyytää myös painokelpoista logoa käyttöönsä.

Alla on mainittu yleisimmin käytetyt muodot. Muita käännöksiä voi tiedustella Suomalaisen Tiedeakatemian toimistosta:

  • Hilkka ja Otto Brusiinin Säätiö | Hilkka and Otto Brusiin Foundation
  • Eino Jutikkalan rahasto |  Eino Jutikkala Fund tai the Eino Jutikkala Fund of the Finnish Academy of Science and Letters
  • Vilho, Yrjö ja Kalle Väisälän rahasto | Vilho, Yrjö and Kalle Väisälä Foundation tai the Vilho, Yrjö and Kalle Väisälä Foundation of the Finnish Academy of Science and Letters
  • Emil Öhmannin Säätiö | Emil Öhmann Foundation

Selvitys apurahan käytöstä

Selvitys apurahan käytöstä tulee jättää neljän kuukauden kuluessa apurahakauden tai matkan päättymisestä.

Selvitys tehdään samassa sähköisessä apurahajärjestelmässä, jonka kautta apurahaa on haettu.

Selvityksen jättäminen on tärkeää. Suomalainen Tiedeakatemia on kiinnostunut siitä, mitä sen myöntämällä apurahalla on saavutettu ja mikä on ollut apurahan merkitys. Selvitykset ovat tärkeitä myös tarkasteltaessa myönnettyjen apurahojen vaikuttavuutta. Selvityksellä apurahan käytöstä halutaan lisäksi varmistaa, että apuraha on käytetty hakemuksessa ilmoitettuun tarkoitukseen. Tämä on tärkeää muun muassa apurahanhakijoiden ja -saajien keskinäisen oikeudenmukaisuuden kannalta. Kaikki apurahaselvitykset hyväksyy Suomalaisen Tiedeakatemian hallitus.

Sähköisessä selvityksessä kysytään perustietoja saadusta apurahasta. Lisäksi selvityksessä tiivistetään muun muassa hankkeen tärkeimmät tavoitteet, keskeiset tulokset, apurahan hyöty tutkimukselle sekä yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Täyttöohjeet löytyvät järjestelmästä.

Matka-apurahoja, vierailuapurahoja ja kuluapurahoja koskevien apurahaselvitysten yhteyteen tulee tehdä koko apurahan kattava kululaskelma. Selvitystä laadittaessa tulee olla selvillä käytetyn apurahan loppusumma ja mahdollinen ylijäämä. Matka-apurahasta raportoidessa mukaan tulee liittää kopiot kuiteista.

Rahaston apurahoista ei makseta päivärahoja. Sen sijaan apurahaa voi käyttää kasvaneisiin elinkustannuksiin matkan aikana, jos hakemuksessa on haettu apurahaa myös tähän tarkoitukseen. Kasvaneet elinkustannukset tulee selvittää muiden kulujen yhteydessä.

Jatkohakemuksen yhteydessä jätetty selvitys edistymisestä ei korvaa loppuselvitystä. Tohtoriopintoihin myönnettyä apurahaa selvitettäessä väitöskirja ei korvaa loppuselvitystä. Linkin sähköiseen väitöskirjaan voi kuitenkin lisätä selvitykseen.

Todistus apurahasta

Suomalaiselta Tiedeakatemialta voi pyytää todistusta saaduista apurahasta. Todistuksia voidaan kirjoittaa myös apurahakauden päättymisen jälkeen. Todistusasioissa voi ottaa yhteyttä osoitteeseen nina.rapelo@acadsci.fi, p. 050 4620 889.

Tietosuojaseloste

Tutustu Suomalaisen Tiedeakatemian apuraharekisterin tietosuojaselosteeseen.