Suomalainen Tiedeakatemia | Finnish Academy of Science and Letters | Academia Scientiarum Fennica

Ohjeita apurahan saajalle

Tälle sivulle on koottu Suomalaisen Tiedeakatemian rahastojen ja säätiöiden apurahan käyttämiseen liittyviä ohjeita. Ohjeet lähetetään saajille myös päätöksen yhteydessä.

Otamme mielellämme vastaan tietoa projektien etenemisestä, mielenkiintoisista tuloksista ja tapahtumista!

Ohjeissa Suomalaisella Tiedeakatemialla tarkoitetaan kaikkia sen hallinnoimia rahastoja ja säätiöitä.

Apurahan vastaanottaminen

Jos apurahansaaja ei voi ottaa vastaan myönnettyä apurahaa, hänen tulee olla yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon mahdollisimman pian.  Apurahansaajien nimet julkistetaan apurahojen jakotilaisuudessa, jonka ajankohta on ilmoitettu apurahailmoituksessa. Kaikkiin apurahan saajiin ollaan päätöksen lähettämisen jälkeen yhteydessä ja varmistetaan, että päätös on tullut perille.

Apurahan maksaminen ja maksuaikataulun muutokset

Väisälän ja Jutikkalan rahastojen tapauksessa apurahan maksatus on aloitettava sen vuoden aikana, mille se on myönnetty. Esimerkiksi 2015 vuodelle 2016 myönnetyn apurahan käyttö on siis aloitettava vuoden 2016 aikana. Apuraha on nostettavissa aikaisintaan tammikuusta 2016 lähtien. Apuraha pyydetään maksatukseen maksupyyntölomakkeen avulla, mikä tulee palauttaa täytettynä Suomalaiseen Tiedeakatemiaan vähintään neljä viikkoa ennen toivottua ensimmäistä maksupäivää. Täytetystä maksupyyntölomakkeesta kannattaa ottaa kopio myös itselle.

Öhmannin ja Brusiinin Säätiöiden apurahan maksatus voidaan aloittaa heti jakotilaisuuden jälkeen.

Maksupäivät ovat aina kuun 15. päivä tai sitä edeltävä viimeinen arkipäivä. Apuraha lähtee maksuun viimeistään maksupäivänä. Huomioithan, että kesälomakauden vuoksi heinäkuussa ei ole maksupäivää.

Työskentelyapurahan maksatuksen tulee jakautua kaikille apurahakauden maksupäiville mahdollisimman tasaisesti. Apurahat maksetaan tasasummina, vähintään sadan euron tarkkuudella.

Maksuaikataulua on mahdollista muuttaa lomakkeen palauttamisen jälkeen. Pyydämme olemaan kaikissa muutostapauksissa mahdollisimman pian yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon.

Apurahakausi

Apurahakauden kesto (työskentelyaika) on mainittu lähetetyn apurahapäätöksen yhteydessä. Apurahakauden tulee alkaa siitä kuukaudesta, jolloin maksatus aloitetaan, ellei toisin sovita. Pyydämme olemaan yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon, jos haluat apurahakautesi alkavan muulloin kuin maksatuskuukauden alussa. Koska apurahoja ei makseta joka kuukausi, apurahakauden ja maksukauden ei tarvitse olla samoja. Työskentelyaikaa tiedustellaan myös maksupyyntölomakkeessa.

Apurahakauden on jatkuttava yhtäjaksoisesti työskentelyajan. Mahdollista jaksottamista on anottava erikseen Suomalaiselta Tiedeakatemialta.

Apurahan käyttö, muutokset ja peruuttaminen

Apurahan nostaminen ja käyttö on aloitettava sen vuoden aikana, mille apuraha on myönnetty. Väisälän ja Jutikkalan rahastot myöntävät apurahat aina hakuvuotta seuraavalle vuodelle. Öhmannin ja Brusiinin Säätiöiden apurahat tulee käyttää viimeistään hakuvuotta seuraavan vuoden aikana. Apuraha voidaan katsoa peruuntuneeksi, ellei erikseen ole sovittu apurahakauden siirtymisestä myöhemmäksi.

Apuraha on käytettävä hakemuksessa esitettyyn tarkoitukseen tutkimussuunnitelman mukaisesti. Kaikista apurahan käyttöön liittyvistä muutoksista on oltava välittömästi yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon muutoksen hyväksymistä varten. Mahdollista apurahan käyttötarkoituksen muutosta, myös matkan, on anottava kirjallisesti. Esimerkiksi matka-apurahan kohteen muuttuessa asiasta tulee olla yhteydessä Tiedeakatemiaan. Anomus on vapaamuotoinen ja sen voi toimittaa sähköisesti tai postitse.

Väitöskirja-apurahan saaja on sitoutunut olemaan kyseisen ajan vapaana muusta ansiotyöstä. Palkkaa tai toista apurahaa ei voi nostaa samanaikaisesti. Erillisestä pyynnöstä myönnetään kuitenkin mahdollisuus antaa opetusta maksimissaan neljä tuntia viikossa.

Matka-apurahojen matkan tulee sijoittua apurahakauteen, ellei muusta ole sovittu.

Jos apurahaa ei ole käytetty ohjeiden mukaisesti, vielä maksamaton apuraha voidaan perua ja jo maksettu apuraha periä takaisin.

Kaikissa apurahan käyttötarkoituksen muutoksissa tulee olla mahdollisimman pian yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon.

Yliopistokorvaus

Suomalainen Tiedeakatemia myöntää tohtoriopintoapurahan yhteydessä yliopistokorvauksen, joka on tarkoitettu tohtoriopiskelijoiden aseman parantamiseen yliopistolla. Tämä takaa apurahansaajille samanlaiset perusedellytykset kuin vastaavissa tehtävissä työskentelevillä työsuhteisilla tutkijoilla ja tohtorikoulutettavilla. Tavanomaisia perusedellytyksiä ovat esimerkiksi asianmukaiset työtilat, tietoliikenne-, posti-, tulostuspalvelut. Tohtorikoulutusapurahan saamisen edellytyksenä on ollut jatkokoulutuspaikka.

Apurahansaaja sopii korvauksen maksamisesta sekä yliopistolta vaadittavista tutkimusedellytyksistä suoraan yliopiston kanssa. Vuonna 2015 myönnettyjen (vuodelle 2016 tarkoitettujen) apurahojen tapauksessa apurahansaaja huolehtii itse korvauksen maksamisesta yliopistolle. Yliopistokorvaus maksetaan sille yliopistolle, missä apurahansaaja on kirjoilla; korvaus koskee vain kotimaisia yliopistoja. Vuoden 2016 hauissa (apurahat vuodelle 2017) Tiedeakatemia maksaa yliopistokorvauksen suoraan yliopistolle.

Korvaus sisältyy Suomalaisen Tiedeakatemian vähintään 4 kuukauden työskentelyyn myönnettäviin tohtorikoulutusapurahoihin. Summa eritellään käyttötarkoituksen kohdalla, vuositasolla se on 1.600 €. Korvaus ei ole osa apurahaa eikä sitä lasketa mukaan Myel-vakuutusmaksua määritettäessä. Summa maksetaan automaattisesti viimeisen maksuerän yhteydessä, maksatusta ei merkitä maksupyyntölomakkeeseen.

Yleiskustannusosuus maksetaan seuraavasti:

Apurahan kestoYliopistokorvaus
 12 kk 1.600 € 
 11 kk  1.470 €
 10 kk  1.330 €
 9 kk  1.200 €
8 kk 1.070 €
7 kk 930 €
6 kk 800 €
5 kk 670 €
4 kk 530 €

Lakisääteinen MYEL-vakuutus

Maatalousyrittäjien eläkelaitos (Mela) hoitaa apurahansaajien sosiaaliturvaa eläke-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusturvan osalta (MYEL-vakuutus).

Vastuu MYEL-vakuutuksen ottamisesta ja vakuutusmaksujen maksamisesta on apurahansaajalla. Apurahansaaja sopii Melan kanssa vakuuttamisesta sekä hoitaa itse kaikki siihen kuuluvat maksut. Lisätietoja MYEL-vakuutuksesta Melan kotisivuilta.

Tieteelliseen tutkimukseen tarkoitettujen Suomesta myönnettyjen apurahojen turvin tehtävä työ on vakuutusvelvollisuuden piirissä seuraavin ehdoin (kaikkien ehtojen on täytyttävä):

  • Apurahalla työskentely kestää yhtäjaksoisesti vähintään neljä kuukautta
  • Vakuutettavan apurahansaajan tulee asua Suomessa tai hänen tulee olla Suomen sosiaaliturvalainsäädännön piirissä EY:n sosiaaliturva-asetuksen tai sosiaaliturva-sopimuksen perusteella
  • Apurahan tulee olla euromäärältään vähintään 1 250,36 euroa (vuonna 2015)

Apurahansaaja on lain mukaan vakuutusvelvollinen; vakuutuksen ottaminen on pakollista kun sen ehdot täyttyvät. Laki ei koske kuitenkaan vain kuluihin myönnettyä apurahaa (esimerkiksi matka-apurahaa). Apurahansaajan vain kuluihin myönnetyt apurahat on eritelty apurahapäätöksessä.

Melan ohjeistuksen mukaan myös niiden ulkomailla työskentelevien apurahansaajien, jotka eivät kuulu Suomen sosiaaliturvaan, tulee olla yhteydessä Melaan. Suomalainen Tiedeakatemia on velvoitettu ilmoittamaan Melaan kaikista lain vaatimista tarkoituksen, keston ja summan täyttävistä apurahoista. Jos saaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvaan, tulee Melalta hakea päätöstä vakuuttumatta jättämisestä. Tiedeakatemia ei ole oikeutettu viranomaisten puolesta tekemään ratkaisua siitä, kuuluuko apurahansaaja vakuutusturvan piiriin.

Lakisääteiset vakuutusmaksut ovat noin 15 % työskentelyapurahan määrästä. Väisälän rahaston työskentelyapuraha voi sisältää myös kuluja, joista on mahdollista tehdä vähennyksiä Mela-maksusta sovittaessa. Lisätietoja vähennysten tekemisestä antaa Mela.

Kaikkien yli neljäksi kuukaudeksi työskentelyapurahan saaneiden apurahansaajien tulee toimittaa Suomalaiselle Tiedeakatemialle todistus vakuutuksen ottamisesta neljän kuukauden kuluessa työskentelyn alkamisesta. Todistus voi olla esimerkiksi kopio päätöksestä, ja sen voi toimittaa postitse osoitteeseen Mariankatu 5 A, 2. krs, 00170 Helsinki tai sähköpostilla osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.. Kopio päätöksestä tulee toimittaa myös siinä tapauksessa, että Mela tekee päätöksen vakuuttamatta jättämisestä. Mikäli apurahansaaja ei ota MYEL-vakuutusta vakuutusehtojen täyttyessä, Suomalainen Tiedeakatemia voi periä apurahansaajalta takaisin maksamattoman MYEL-maksun osuuden apurahasta.

Vakuutus tulee ottaa sille ajalle, jolle apuraha on myönnetty; apurahakauden pituus on mainittu apurahapäätöksessä. Tiedot vakuutuksen hakemisesta löytyvät Melan kotisivuilta. Vakuutusta on haettava kolmen kuukauden kuluessa työskentelyn alkamisesta. Vakuutusturva voi alkaa aikaisintaan apurahan myöntöpäivästä.

Suomalainen Tiedeakatemia ilmoittaa Melalle ne apurahat, joiden kesto on vähintään neljä kuukautta ja apurahan määrä ylittää vakuuttamisen vähimmäisrajan ja joita ei ole tarkoitettu vain kulujen kattamiseen. Huomaathan, että ilmoitus lähtee ensimmäisen maksuerän yhteydessä.

Suomalainen Tiedeakatemia edellyttää, että vakuutusvelvollisuuden täyttyessä apurahansaaja ottaa vakuutuksen. Mela-maksu on sisällytetty Väisälän rahaston apurahaan: verovapaan apurahan osuus vuonna 2015 on 20.070,64 €, vuoden työskentelyapuraha on 23.000 €.

Lisätietoja apurahansaajan sosiaaliturvasta saa Melasta www.mela.fi.

Verotus

Tieteellisen tutkimukseen tai taiteelliseen työskentelyyn myönnetyt apurahat ovat verovapaita valtion vuotuista taiteilija-apurahaa vastaavaan euromäärään (vuonna 2015 20.070,64 €) saakka.

Suomalainen Tiedeakatemia lähettää verottajalle vuosittain tammikuussa tiedot edellisen vuoden aikana maksetuista apurahoista. Myöntäjän on ilmoitettava apurahasta, jos samalle henkilölle maksettu suoritus on vähintään 1.000 euroa vuodessa. Apurahat myönnetään aina henkilökohtaisena ja apuraha ilmoitetaan hakijan verotukseen. Apurahansaajan tulee ilmoittaa apuraha veroilmoituksessa, ja vero maksetaan verovapaan apurahan ylittävältä osalta. Muiden kulujen, kuten eläkevakuutusmaksujen, ammattikirjallisuuden ja matkakulujen, vähennyskelpoisuutta voi tiedustella verottajalta.

Työskentelyapurahan saaja on velvollinen maksamaan sairausvakuutuksen päiväraha- ja sairaanhoitomaksut. Näiden maksujen osuus on noin 2 % työtulosta. Lisäksi työskentelyapurahasta voi määräytyä Yle-vero; Yle-veron suuruus riippuu kalenterivuonna ansaittujen tulojen määrästä. Molemmat maksut peritään jälkikäteen verotuksessa.

On huomattava, että verotusta koskevat säädökset voivat muuttua ja niiden tulkinta jossain määrin vaihdella. Suomalainen Tiedeakatemia ei ota vastuuta näiden tietojen oikeellisuudesta eikä anna tarkempia neuvoja verotuksesta. Apurahansaajan on syytä pyytää ohjeita suoraan verottajalta.

Myöntäjän mainitseminen julkaisussa tai vastaavassa

Suomalainen Tiedeakatemia toivoo, että apurahan myöntänyttä rahastoa tai säätiötä kiitettäisiin apurahasta tieteellisessä opinnäytetyössä, julkaisussa tai muussa vastaavassa yhteydessä. Tiedeakatemialta voi tarvittaessa pyytää myös painokelpoista logoa käyttöönsä. Tässä on mainittu yleisimmin käytetyt muodot, muita käännöksiä voi tiedustella Suomalaisen Tiedeakatemian toimistosta.

  • Hilkka ja Otto Brusiinin Säätiö
  • Englanninkielisissä yhteyksissä Brusiinin Säätiö on Hilkka and Otto Brusiin Foundation.
  • Eino Jutikkalan rahasto
  • Englanninkielisissä yhteyksissä Jutikkalan rahasto on Eino Jutikkala Fund tai the Eino Jutikkala Fund of the Finnish Academy of Science and Letters.
  • Vilho, Yrjö ja Kalle Väisälän rahasto
  • Englanninkielisissä yhteyksissä Väisälän rahasto on the Vilho, Yrjö and Kalle Väisälä Foundation tai the Vilho, Yrjö and Kalle Väisälä Foundation of the Finnish Academy of Science and Letters.
  • Emil Öhmannin Säätiö
  • Englanninkielisissä yhteyksissä Emil Öhmann Foundation.

Selvitys apurahan käytöstä

Selvitys apurahan käytöstä tulee lähettää Suomalaiseen Tiedeakatemiaan kirjallisena kolmen kuukauden kuluessa apurahakauden tai matkan päättymisestä.

Selvitys toimitetaan toistaiseksi paperisena ja se on vapaamuotoinen. Tulevaisuudessa Tiedeakatemia siirtyy sähköiseen selvitysjärjestelmään, mistä tiedotetaan apurahansaajille myöhemmin.

Suomalainen Tiedeakatemia on kiinnostunut siitä, mitä sen myöntämällä apurahalla on saavutettu ja mikä on ollut apurahan merkitys. Selvitykset ovat tärkeitä myös tarkasteltaessa myönnettyjen apurahojen vaikuttavuutta. Selvityksellä apurahan käytöstä halutaan lisäksi varmistaa, että apuraha on käytetty hakemuksessa ilmoitettuun tarkoitukseen. Tämä on tärkeää muun muassa apurahojen hakijoiden ja saajien keskinäisen oikeudenmukaisuuden kannalta. Kaikki apurahaselvitykset hyväksyy Suomalaisen Tiedeakatemian hallitus.

Loppuraportissa tiivistetään yleistajuisesti hankkeen tärkeimmät tavoitteet, tulokset sekä yhteiskunnallinen vaikuttavuus.

Selvityksestä tulee perustietoina käydä ilmi:

  • mikä apuraha on kyseessä
  • milloin ja mille vuodelle se on myönnetty
  • apurahansaajan yhteystiedot (huom. erityisesti sähköpostiosoite)
  • raportoitavan apurahan suuruus
  • päiväys ja allekirjoitus

Selvityksestä tulee apurahan käyttöön liittyen käydä ilmi:

  • keskeiset saavutetut tulokset
  • tohtoriopintoapurahojen tapauksessa tieto mahdollisesta valmistumisesta tai siitä, missä vaiheessa tutkimus on menossa apurahakauden jälkeen
  • miten apuraha on hyödyttänyt tutkimusta
  • matka-apuraha- ja konferenssiapurahaselvitysten yhteyteen tulee tehdä koko apurahan kattava kululaskelma
  • matka-apurahaselvityksistä tulee selkeästi käydä ilmi apurahan loppusumma ja mahdollinen ylijäämä
  • matka-apurahasta raportoidessa mukaan tulee liittää kululaskelma ja kuitit kuluista (jos kuittia ei ole ollut mahdollista saada, tulee tämä tuoda esiin selvityksessä ja summa eritellä kululaskelmassa)

Apurahoista ei makseta päivärahoja. Sen sijaan apurahaa voi käyttää kasvaneisiin elinkustannuksiin matkan aikana, jos hakemuksessa tähän tarkoitukseen on apurahaa haettu. Kasvaneet elinkustannukset tulee selvittää muiden matkan kulujen yhteydessä.

Selvitys lähetetään postitse Suomalaiselle Tiedeakatemialle (Mariankatu 5 A, 2. krs, 00170 Helsinki). Selvityksen voi erityistapauksessa lähettää myös sähköpostilla. Huom! Emme ota vastaan kirjattuna kirjeenä lähetettyjä selvityksiä.

Jatkohakemuksen yhteydessä jätetty selvitys edistymisestä ei korvaa loppuselvitystä. Apurahaa tohtoriopintoihin selvitettäessä väitöskirja ei korvaa loppuselvitystä; emme ota vastaan väitöskirjoja. Linkin sähköiseen väitöskirjaan voi kuitenkin lisätä selvitykseen.

Suomalainen Tiedeakatemia
Mariankatu 5 A, 2. krs 
00170 Helsinki 

050-4620 890
acadsci (at) acadsci.fi

Hallintopäällikkö
Leila Sarajärvi
050-4620 890
leila.sarajarvi(at)acadsci.fi

Hallintosihteeri
Nina Rapelo
050-4620 889 
nina.rapelo(at)acadsci.fi
(erityisesti apuraha-asiat, rekisteriasiat)

Pääsihteeri
Pekka Aula
040-7030 952
pekka.aula(at)acadsci.fi